10 tips för att förbättra dina undersökningar

Vad är en bra undersökning?

En bra undersökning ger dig handlingskraftig och tydlig information för dina affärsbeslut. Bra undersökningar har högre svarsfrekvens och högre kvalitet på uppgifterna. Bra undersökningar är lätta att fylla i och är inte förvirrande.

Genom att följa dessa grundläggande regler för bra undersökningar kan du öka svarsfrekvensen i din undersökning och förbättra kvaliteten på de uppgifter du samlar in:

1) Definiera tydligt syftet med undersökningen.

Otydliga mål leder till otydliga resultat och det sista du vill ha är en uppsättning resultat som inte ger något verkligt beslutsförbättrande värde. Bra undersökningar har fokuserade mål som är lätta att förstå. Lägg tid på att identifiera målen i förväg, i skrift låter det självklart, men vi har sett många undersökningar där några minuters planering kunde ha gjort skillnaden mellan att få kvalitetssvar (svar som är användbara som underlag för beslut) eller ointertolkbara data.

Planering i förväg hjälper till att se till att undersökningen ställer rätt frågor för att uppfylla målet och generera användbara data.

Vad är syftet med undersökningen?

• Varför skapar du den här undersökningen?
• Vad hoppas du uppnå med denna undersökning?

Hur kommer ni att använda uppgifterna som ni samlar in?

• Vilka beslut hoppas du kunna påverka med hjälp av resultaten av denna undersökning? (Detta kommer senare att hjälpa dig att identifiera vilka uppgifter du behöver samla in för att kunna fatta dessa beslut).

2) Håll undersökningen kort och fokuserad

Korta och fokuserade svar bidrar till både kvalitet och kvantitet av svaren. Det är i allmänhet bättre att fokusera på ett enda mål än att försöka skapa en övergripande enkät som täcker flera mål.

Kortare undersökningar har i allmänhet högre svarsfrekvens och färre som lämnar enkäten. Det ligger i människans natur att vilja att det ska gå snabbt och enkelt - när en enkätdeltagare tappar intresset överger han eller hon helt enkelt uppgiften och lämnar dig att avgöra hur du ska tolka den partiella datamängden (eller om du ska använda den helt).

Se till att alla dina frågor är inriktade på att bidra till att uppfylla ditt uppsatta mål. Släng inte in frågor som är "trevliga att ha" och som inte direkt ger uppgifter som hjälper dig att nå dina mål.

För att försäkra dig om att undersökningen är kortfattad kan du ta tid på ett fåtal personer att genomföra undersökningen. Gallopundersökningar har visat att det bör ta högst 5 minuter att fylla i enkäten. 6-10 minuter är acceptabelt, men efter 11 minuter är det vanligt att man avbryter undersökningen i stor utsträckning.

3) Håll frågorna enkla

Se till att dina frågor går rakt på sak och undvik jargong. Anta inte att de som deltar i undersökningen är lika bekväma med akronymerna som du är. Försök att göra dina frågor så specifika och direkta som möjligt. Jämför: Hur har du upplevt arbetet med vårt HR-team? Med: Hur nöjd är du med svarstiden från vårt HR-team?

4) Använd slutna frågor när det är möjligt.

Slutna frågor ger deltagarna specifika valmöjligheter (t.ex. ja eller nej), vilket gör det lättare att analysera resultaten. Slutna frågor kan ha formen av ja/nej, flervalsfrågor eller skattningsskalor. Öppna frågor ger människor möjlighet att besvara en fråga med egna ord. Öppna frågor är bra kompletterande frågor och kan ge användbar kvalitativ information och insikter. För sammanställning och analys är dock slutna frågor att föredra.

5) Håll frågorna på betygsskalan konsekventa genom hela undersökningen.

Betygsskalor är ett utmärkt sätt att mäta och jämföra olika variabler. Om du väljer att använda betygsskalor (t.ex. från 1 till 5) ska du hålla dem konsekventa i hela undersökningen. Använd samma antal poäng på skalan och se till att betydelsen av högt och lågt är konsekvent i hela undersökningen. Använd också ett udda tal i din betygsskala för att underlätta dataanalysen. Om du byter ut dina betygsskalor kommer du att förvirra dem som deltar i undersökningen, vilket leder till otillförlitliga svar.

6) Logisk ordning

Se till att din enkät har en logisk ordning. Börja med en kort introduktion som motiverar deltagarna att fylla i enkäten (t.ex. "Hjälp oss att förbättra vår service till dig. Svara på följande korta enkät."). Därefter är det en bra idé att börja med bredare frågor och sedan gå över till frågor med snävare räckvidd. Det är vanligtvis bättre att samla in demografiska uppgifter och ställa eventuella känsliga frågor i slutet (om du inte använder denna information för att sortera bort deltagarna i undersökningen). Om du ber om kontaktuppgifter ska du placera den informationen sist.

7) Pretestar din undersökning

Se till att du förprövar din enkät med några medlemmar av din målgrupp och/eller medarbetare för att hitta problem och oväntade tolkningar av frågorna.

8) Tänk på din målgrupp när du skickar enkätinbjudningar

Ny statistik visar att det är måndag, fredag och söndag som det är mest öppet och klickbart. Dessutom har forskning visat att kvaliteten på enkätsvaren inte varierar mellan veckodagar och helger. Med detta sagt är det viktigast att tänka på sin målgrupp. För medarbetarundersökningar bör du till exempel skicka under arbetsveckan och vid en tidpunkt som passar ditt företag. Om du är ett försäljningsinriktat företag bör du undvika att skicka enkäter till de anställda i slutet av månaden när de försöker avsluta affärer.

9) Överväg att skicka flera påminnelser

Även om det inte är lämpligt för alla undersökningar kan det ofta ge en betydande ökning av svarsfrekvensen att skicka ut påminnelser till dem som inte tidigare har svarat.

10) Överväg att erbjuda ett incitament

Beroende på typ av undersökning och målgrupp är det vanligtvis mycket effektivt att erbjuda ett incitament för att öka svarsfrekvensen. Människor gillar tanken på att få något för sin tid och forskning har visat att incitament i allmänhet ökar svarsfrekvensen med i genomsnitt 50%. Ett förbehåll är att incitamentet måste vara lämpligt i omfattning. Alltför stora incitament kan leda till oönskat beteende, t.ex. att människor ljuger om demografiska uppgifter för att inte bli uteslutna från undersökningen. Tänk också på att ett större antal små incitament ger en högre svarsfrekvens än ett mindre antal stora incitament.