10 consejos para mejorar sus encuestas

¿Qué es una buena encuesta?

Una buena encuesta le proporciona información procesable y clara para sus decisiones empresariales. Las buenas encuestas tienen mayores tasas de respuesta y datos de mayor calidad. Las buenas encuestas son fáciles de rellenar y no son confusas.

Siguiendo estas reglas básicas de una buena encuesta puede aumentar el índice de respuesta de su encuesta y mejorar la calidad de los datos que recoge:

1) Definir claramente el objetivo de la encuesta

Los objetivos difusos conducen a resultados difusos y lo último que se desea es obtener un conjunto de resultados que no aporten ningún valor real para la toma de decisiones. Las buenas encuestas tienen objetivos bien definidos y fáciles de entender. Dedique tiempo a identificar los objetivos. Por escrito parece obvio, pero hemos visto muchas encuestas en las que unos minutos de planificación podrían haber marcado la diferencia entre recibir respuestas de calidad (respuestas útiles para la toma de decisiones) o datos incomprensibles.

La planificación previa ayuda a garantizar que la encuesta formula las preguntas adecuadas para cumplir el objetivo y generar datos útiles.

¿Cuál es el objetivo de esta encuesta?

• ¿Por qué está creando esta encuesta?
• ¿Qué espera conseguir con esta encuesta?

¿Cómo va a utilizar los datos que recoge?

• ¿Qué decisiones espera tomar con los resultados de esta encuesta? (Esto le ayudará más tarde a identificar los datos que necesita recoger para tomar estas decisiones)

2) Haz que la encuesta sea corta y centrada

La brevedad y la concentración ayudan a la calidad y la cantidad de las respuestas. Por lo general, es mejor centrarse en un solo objetivo que intentar crear una encuesta maestra que abarque múltiples objetivos.

Las encuestas más cortas suelen tener un mayor índice de respuesta y un menor abandono por parte de los encuestados. La naturaleza humana quiere que las cosas sean rápidas y fáciles; una vez que el encuestado pierde el interés, simplemente abandona la tarea, lo que le deja a usted la tarea de determinar cómo interpretar ese conjunto de datos parciales (o si debe utilizarlos todos).

Asegúrese de que cada una de sus preguntas se centra en ayudar a cumplir su objetivo declarado. No incluya preguntas "bonitas" que no aporten directamente datos que le ayuden a cumplir sus objetivos.

Para estar seguro de que la encuesta es corta, cronometre a unas cuantas personas que la realicen. Las investigaciones de Gallop han demostrado que la encuesta debe durar 5 minutos o menos. Entre 6 y 10 minutos es aceptable, pero a partir de los 11 minutos se producen importantes tasas de abandono.

3) Mantenga las preguntas simples

Asegúrate de que tus preguntas van al grano y evita el uso de jerga. No dé por sentado que los encuestados se sienten tan cómodos con los acrónimos como usted. Intenta que tus preguntas sean lo más específicas y directas posible. Compara: ¿Cuál ha sido su experiencia trabajando con nuestro equipo de RRHH? Con: ¿Cuál es su grado de satisfacción con el tiempo de respuesta de nuestro equipo de RRHH?

4) Utilice preguntas cerradas siempre que sea posible

Las preguntas cerradas ofrecen a los encuestados opciones específicas (por ejemplo, Sí o No), lo que facilita el análisis de los resultados. Las preguntas cerradas pueden adoptar la forma de sí/no, opción múltiple o escala de valoración. Las preguntas abiertas permiten a los encuestados responder a una pregunta con sus propias palabras. Las preguntas abiertas son excelentes preguntas complementarias y pueden proporcionar información cualitativa útil. Sin embargo, a efectos de cotejo y análisis, son preferibles las preguntas cerradas.

5) Mantener la coherencia de las preguntas de la escala de valoración a lo largo de la encuesta

Las escalas de valoración son una buena forma de medir y comparar conjuntos de variables. Si decide utilizar escalas de valoración (por ejemplo, de 1 a 5), mantenga la coherencia en toda la encuesta. Utilice el mismo número de puntos en la escala y asegúrese de que los significados de "alto" y "bajo" sean coherentes en toda la encuesta. Además, utilice un número impar en su escala de valoración para facilitar el análisis de los datos. Cambiar las escalas de valoración confundirá a los encuestados, lo que dará lugar a respuestas poco fiables.

6) Ordenación lógica

Asegúrese de que su encuesta sigue un orden lógico. Comience con una breve introducción que motive a los encuestados a completar la encuesta (por ejemplo, "Ayúdenos a mejorar nuestro servicio. Por favor, responda a la siguiente encuesta breve"). A continuación, es buena idea empezar por las preguntas más amplias y luego pasar a las de menor alcance. Suele ser mejor recoger los datos demográficos y hacer las preguntas delicadas al final (a menos que se utilice esta información para descartar a los participantes en la encuesta). Si se pide información de contacto, hay que ponerla en último lugar.

7) Pruebe su encuesta previamente

Asegúrese de realizar una prueba previa de su encuesta con algunos miembros de su público objetivo y/o compañeros de trabajo para encontrar fallos e interpretaciones inesperadas de las preguntas.

8) Ten en cuenta a tu público cuando envíes las invitaciones a las encuestas

Las estadísticas recientes muestran que las tasas de apertura y de clics más elevadas tienen lugar los lunes, los viernes y los domingos. Además, las investigaciones han demostrado que la calidad de las respuestas a las encuestas no varía de los días laborables a los fines de semana. Dicho esto, lo más importante es tener en cuenta a su público. Por ejemplo, en el caso de las encuestas a empleados, debería enviarlas durante la semana laboral y en un horario adecuado para su empresa. Si se trata de una empresa orientada a las ventas, evite enviarlas a los empleados a final de mes, cuando están tratando de cerrar el negocio.

9) Considere la posibilidad de enviar varios recordatorios

Aunque no es apropiado para todas las encuestas, el envío de recordatorios a quienes no han respondido previamente puede proporcionar a menudo un impulso significativo en las tasas de respuesta.

10) Considere la posibilidad de ofrecer un incentivo

Dependiendo del tipo de encuesta y de la audiencia de la misma, ofrecer un incentivo suele ser muy eficaz para mejorar los índices de respuesta. A la gente le gusta la idea de recibir algo a cambio de su tiempo y las investigaciones han demostrado que los incentivos suelen aumentar los índices de respuesta en un 50% de media. Una advertencia es que el incentivo debe tener un alcance adecuado. Los incentivos demasiado grandes pueden dar lugar a comportamientos no deseados, por ejemplo, que la gente mienta sobre sus datos demográficos para no ser excluida de la encuesta. También hay que tener en cuenta que un mayor número de pequeños incentivos dará lugar a un mayor índice de respuesta que un menor número de grandes incentivos.