10 tips til at forbedre dine undersøgelser

Hvad er en god undersøgelse?

En god undersøgelse giver dig brugbare, klare oplysninger til dine forretningsbeslutninger. Gode undersøgelser har en højere svarprocent og data af højere kvalitet. Gode undersøgelser er nemme at udfylde og er ikke forvirrende.

Ved at følge disse grundlæggende regler for gode undersøgelser kan du øge svarprocenten i din undersøgelse og forbedre kvaliteten af de data, du indsamler:

1) Definer klart formålet med undersøgelsen

Uklare mål fører til uklare resultater, og det sidste, du ønsker at ende med, er et sæt resultater, som ikke giver nogen reel beslutningsfremmende værdi. Gode undersøgelser har fokuserede mål, som er let forståelige. Brug tid på forhånd på at identificere målene, skriftligt lyder det indlysende, men vi har set masser af undersøgelser, hvor et par minutters planlægning kunne have gjort forskellen mellem at modtage kvalitetssvar (svar, der er nyttige som input til beslutninger) eller ufortolkelige data.

Planlægning på forhånd er med til at sikre, at undersøgelsen stiller de rigtige spørgsmål for at opfylde målet og generere nyttige data.

Hvad er målet med denne undersøgelse?

• Hvorfor laver du denne undersøgelse?
• Hvad håber du at opnå med denne undersøgelse?

Hvordan vil du bruge de data, du indsamler?

• Hvilke beslutninger håber du at kunne påvirke med resultaterne af denne undersøgelse? (Dette vil senere hjælpe dig med at identificere, hvilke data du skal indsamle for at træffe disse beslutninger)

2) Hold undersøgelsen kort og fokuseret

Kort og fokuseret hjælper både med kvaliteten og mængden af svar. Det er generelt bedre at fokusere på et enkelt mål end at forsøge at lave en overordnet undersøgelse, der dækker flere mål.

Kortere undersøgelser har generelt en højere svarprocent og færre afbrydelser blandt dem, der deltager i undersøgelsen. Det ligger i menneskets natur at ville have det hurtigt og nemt - når en spørgeskemamand mister interessen, opgiver han eller hun opgaven - så du skal selv afgøre, hvordan du skal fortolke det delvise datasæt (eller om du skal bruge det hele).

Sørg for, at hvert af dine spørgsmål er fokuseret på at hjælpe dig med at opfylde dit erklærede mål. Du må ikke inddrage spørgsmål, der er "rare at have", og som ikke direkte giver data, der kan hjælpe dig med at nå dine mål.

For at være sikker på, at undersøgelsen er kort, skal du tage tid på et par personer, der deltager i undersøgelsen. Gallop-undersøgelser har vist, at det bør tage 5 minutter eller mindre at gennemføre undersøgelsen. 6-10 minutter er acceptabelt, men efter 11 minutter er der en betydelig risiko for, at man forlader undersøgelsen.

3) Hold spørgsmålene enkle

Sørg for, at dine spørgsmål går til sagen, og undgå at bruge jargon. Antag ikke, at de, der deltager i undersøgelsen, er lige så fortrolige med dine akronymer som dig. Prøv at gøre dine spørgsmål så specifikke og direkte som muligt. Sammenlign: Hvordan har du oplevet samarbejdet med vores HR-team? Til: Hvor tilfreds er du med svartiden fra vores HR-team?

4) Brug lukkede spørgsmål, når det er muligt

Lukkede spørgsmål giver spørgerne specifikke valgmuligheder (f.eks. ja eller nej), hvilket gør det lettere at analysere resultaterne. Lukkede spørgsmål kan have form af ja/nej-spørgsmål, multiple choice-spørgsmål eller vurderingsskalaer. Åbne spørgsmål giver folk mulighed for at besvare et spørgsmål med deres egne ord. Åbne spørgsmål er gode supplerende spørgsmål og kan give nyttige kvalitative oplysninger og indsigter. Til indsamling og analyse er lukkede spørgsmål dog at foretrække.

5) Hold spørgsmålene på vurderingsskalaen konsekvente gennem hele undersøgelsen

Vurderingsskalaer er en god måde at måle og sammenligne variabler på. Hvis du vælger at bruge vurderingsskalaer (f.eks. fra 1 til 5), skal du sørge for, at de er konsekvente i hele undersøgelsen. Brug det samme antal point på skalaen, og sørg for, at betydningerne af højt og lavt er ens i hele undersøgelsen. Brug også et ulige tal på din vurderingsskala for at gøre dataanalysen lettere. Hvis du skifter rundt på dine vurderingsskalaer, vil det forvirre deltagerne i undersøgelsen, hvilket vil føre til utroværdige svar.

6) Logisk rækkefølge

Sørg for, at din undersøgelse er logisk ordnet. Begynd med en kort introduktion, der motiverer deltagerne til at udfylde undersøgelsen (f.eks. "Hjælp os med at forbedre vores service til dig. Vær venlig at besvare følgende korte undersøgelse."). Dernæst er det en god idé at starte med bredere baserede spørgsmål og derefter gå over til spørgsmål af mere snæver karakter. Det er normalt bedre at indsamle demografiske data og stille eventuelle følsomme spørgsmål til sidst (medmindre du bruger disse oplysninger til at frasortere deltagere i undersøgelsen). Hvis du beder om kontaktoplysninger, skal du placere disse oplysninger til sidst.

7) Prætest af din undersøgelse

Sørg for at forhåndsafprøve din undersøgelse med nogle få medlemmer af din målgruppe og/eller kolleger for at finde fejl og uventede fortolkninger af spørgsmålene.

8) Overvej din målgruppe, når du sender invitationer til undersøgelser

De seneste statistikker viser, at de højeste åbnings- og klikprocenter finder sted mandag, fredag og søndag. Desuden har undersøgelser vist, at kvaliteten af besvarelserne ikke varierer fra hverdag til weekend. Når det er sagt, er det vigtigst at overveje din målgruppe. For medarbejderundersøgelser bør du f.eks. sende i løbet af en arbejdsuge og på et tidspunkt, der passer til din virksomhed. Hvis du er en salgsorienteret virksomhed, skal du undgå at sende til medarbejderne ved månedens udgang, når de forsøger at afslutte forretninger.

9) Overvej at sende flere påmindelser

Selv om det ikke er hensigtsmæssigt for alle undersøgelser, kan det ofte give et betydeligt løft i svarprocenten at sende påmindelser til dem, der ikke tidligere har svaret.

10) Overvej at tilbyde et incitament

Afhængigt af undersøgelsens type og målgruppe er det normalt meget effektivt at tilbyde et incitament til at forbedre svarprocenten. Folk kan godt lide tanken om at få noget for deres tid, og undersøgelser har vist, at incitamenter typisk øger svarprocenten med gennemsnitligt 50%. Et forbehold er, at incitamentet skal have et passende omfang. Alt for store incitamenter kan føre til uønsket adfærd, f.eks. at folk lyver om demografiske oplysninger for ikke at blive udelukket fra undersøgelsen. Husk også på, at et større antal små incitamenter vil give en højere svarprocent end et mindre antal store incitamenter.